異分野スタッフ座談会

どの職種の方とも関わる機会はあるのですが、私はよくIT部門の問合せ窓口に連絡をしています。機材を借りたいときやシステム関連の困りごとがあったとき、マニュアルを読んでも分からないときなど、どんな質問に対しても丁寧に回答してくださるので、いつも助かっています。

私も同じく、IT部門の皆さんによくお世話になっています。所内システムについて分からないことや急ぎの問合せでも、問い合わせるとすぐに解決してくださるんですよね。

そう言っていただけて何よりです。私は、ITツールの新規導入時に多くの部門の方に事前検証で評価していただくなど全部門の方と関わっており、通常業務とは別に時間を割いてくださり大変感謝しています。IT部門では翻訳パラリーガルの方によく助けられていると思います。所内には日本語がネイティブではない外国人の方もいらっしゃるので、マニュアル作成や情報発信の際には日英両方必要なんですよね。IT部門内で翻訳に対応できないときには翻訳パラリーガルの方にお願いしています。翻訳パラリーガルの皆さんの英語はとても綺麗なので、なるべく真似するように努力しています。

分かります！人事関連の文書や所内のマニュアルなども英語の案内が必要で、翻訳パラリーガルの方に助けられています。それから、私は秘書の方に日本語の文書を見ていただくこともあります。「てにをは」はもちろん、この表現で現場の方に誤解なく伝わるかといったことまで細かくチェックしてくださり、とても助かっています。

秘書の方のおかげで仕事に集中できるので、仕事の質も上がりますよね。翻訳パラリーガルは秘書の方と一緒に案件を担当することがあって、大型案件の際には資料の整理をしていただいたり、スケジュール管理をしていただいたりしました。翻訳パラリーガル複数名で翻訳を分担することもあるのですが、多めに引き受けたときに秘書の方が「負担になっていませんか。分担の調整が必要でしたらいつでも連絡してください」と声をかけてくださって。もちろん翻訳パラリーガルの間でも連携をとりながら作業を進めているのですが、秘書の方の心配りで安心して仕事に集中できるんですね。

弁護士から大量かつ短納期の翻訳依頼が出たときは、パラリーガルの方としっかり連絡を取りあって案件を進めている秘書が多いと思います。私も大型案件のときに、複数人で分担して翻訳されたドキュメントを統合する作業をやったことがあります。人事の方は一般的な人事業務はもちろん、イベント運営などもされているので、本当にたくさんの方と関わっていますよね。

そうですね。所内のパーティーや催し物の企画運営をしたりするために、日々さまざまな職種の方と連絡を取っています。特に年末の事務所全体のパーティーはとても規模が大きく、バックオフィスメンバーだけでは手が回らないので、ここでも秘書の方にお手伝いいただいています。皆さん2つ返事で引き受けてくださるのでとてもありがたいですね。

所内イベントがきっかけで仲良くなって、後日同じメンバーで食事に行ったという話を同僚から聞いたこともあります。大きな組織なので、人事の方がそういった機会を作ってくださるおかげで新たなつながりができるのは本当にうれしいなと思います。

秘書はグループ制というシステムを導入していて、複数人がチームとなって仕事を進めています。私はそこで所属グループのサブリーダーを務めているのですが、若手秘書の育成をしたりサポートをしたりすることもあるので、人事の方と連絡を取る機会が他の秘書より多いかもしれません。スタッフ向けの新人研修も、多くの秘書が人事と連携して対応しています。

私たちも、会議用機材や所内システムのことで弁護士の先生方と直接お話しすることがあります。「会議でこの機材が必要だけど上手く動かない」とか、「新しいシステムの使い方が分からない」などのお問合せです。入所してびっくりしたのが、どの弁護士もものすごく物腰が柔らかくて丁寧なことです。なんとなく、高圧的な方もいるかもしれないと身構えていたのですが、全然そんなことはなく。私が入所したばかりだからそう感じているのかもしれませんが、昔からこんな素敵な先生ばかりなのでしょうか？

私は今年で入所して8年目ですが、今まで関わってきたどの弁護士も本当に優しいですよ。

そうですよね。翻訳の依頼をくださるときも皆さん丁寧です。「分からないことがあったら遠慮なく聞いてください」と言ってくださるので、聞きづらいなと感じることなく仕事に取り組めます。入所したての頃も、3年経った今でも、「案件に対する理解を深めたいので教えてください」と質問すると、論理立てて丁寧に教えてくださるのでありがたいですね。

秘書は最も弁護士と関わる時間が長いと思いますが、仕事の話以外にも自分の近況を話したりします。家族や飼っている犬・猫の話をしたり、ブース周りのクリスマスの飾り付けを一緒にしたりとカジュアルな関わりもありますよ。

優しいのはもちろんなのですが、何かを指摘してくださるときも、理路整然とお話しされる弁護士が多いですよね。感情ではなく理性的に指示を出してくださるので、私たちも仕事しやすいなと思います。

所内のコミュニケーションについて、私はSlack（ビジネスコミュニケーションツール）を使うことが多いのですが、皆さんはどうですか？

秘書は弁護士に合わせて変えていますね。メールをよく使う弁護士もSlackをよく使う弁護士もいるので、どちらの通知も見逃さないようにしています。

メールやチャットのやり取りに関して面白いのが、所内マニュアルで「所内の連絡では冒頭の“お疲れ様です”は不要です。すぐに要件を書くように」という趣旨のことが書かれているところ。合理的でとても良いなと思いました。

このルールいいですよね。なんとなく気を遣って「お疲れ様です」と書いてしまいがちですが、OJTなどで先輩秘書が「それ書かなくて大丈夫だよ」と後輩秘書に伝えるので、たとえ後輩の立場であっても端的に書きやすいと思います。

あと、Slackの雑談チャンネルも好きです。犬・猫などの好きなものや文化系・運動系のサークルなどをテーマに雑談できるチャンネルで、弁護士・スタッフ関係なく盛んにやり取りされています。

雑談チャンネルの投稿をきっかけに、「〇〇さんの猫ちゃん見ましたよ」などと話しかけられるのもうれしいですよね。コロナ禍を通してコミュニケーションが減ってしまったなかでも、所員同士が親近感を覚えられたのではないかと思います。

メールやSlack以外だと、私はZoomもよく使います。例えば、実現が難しい要望に対してテキストだけで「これはそういう仕様なので無理です」と伝えると、どうしても冷たい感じがしてしまうなと思うからです。お困りのときになるべく安心してもらえるように、顔を見せてコミュニケーションをとるようにしています。

とても素敵な配慮ですね。誰がどんな風に対応してくれているのかが見えると安心できる気がします。

AMTではIT部門に限らず、割と他の職種の皆さんもビデオミーティングでは顔を出してやり取りされていますよね。あと、秘書さんやパラリーガルさんは、電話もよく使われますか？

自分から電話をかけることは、他の職種と比べると少ない方かもしれません。でも、弁護士から案件の説明などで電話がかかってきたり、IT部門の方にメールでパソコン周りの相談をしたときは、確認で電話がかかってくることはあります。電話の方がスムーズなこともありますからね。秘書の方はパラリーガルよりも多く電話対応をされていますよね。

そうですね。秘書は他の職種に比べて特に電話対応が多いと思います。その日にオフィスに出勤している秘書が電話番をする運用のチームが多いですが、自宅からも電話を取ることができるので、状況に合わせて対応しています。弁護士宛の電話と自分宛の電話は着信音を変えてすぐに気付けるように工夫しています。ビデオミーティングをするほどではないけれど、ぱっと確認したいことがあるときには電話も便利ですよね。

職種によって所属するスタッフの性格やカルチャーに違いがある気もします。例えば秘書の方は、長いマニュアルを渡してもしっかり読み込んでくださったり、一から十まで説明しなくても意図を酌み取ってくださったりと、丁寧で先回りした対応が得意な方が多いですよね。とても助けられています。

同じことを感じていました。「マニュアルを読まなくてもなんとかなるだろう」と思ってしまいそうなところを、隅から隅まで読んでくださる方が多いですよね。やっぱりそれは、いざ弁護士から何か聞かれたときに、すぐ答えられるようにということなのでしょうか。

そうですね。弁護士から急に何かを聞かれたときに、その場でぱっと答えられた方が効率がいいので、自分で先にマニュアルを読み込んで勉強しないとと思っています。また、担当弁護士の性格やこれまでの傾向から、こんな質問が来そうだなとかこの連絡はリマインドした方がよさそうだなというのを予測して動くようにはしています。

みんながみんなそういった対応が得意なわけでは無いと思うのですが、どのようにカバーしているのですか？

確かにいろんな人がいるので得意不得意はありますね。チームで動いているので、困ったら周りの人にヘルプを求めたり、忙しい人の仕事は分担したり、オフィス出勤の日が重なったら「手伝いましょうか？」と声を掛けあったりして、協力しています。IT部門の皆さんもそうじゃないですか？

そうですね。在宅勤務も多いため、オフィスに出勤して近くに座っていても、チャットで会話していることもよくあります（笑）。内容をチーム全体で共有しておきたいという意図もあるんだと思います。パラリーガルの方々も隣に座っていながらチャットで会話していること、ありませんか？

あります（笑）。チャットでコミュニケーションをとった方が安心感を持てる方が多いのかもしれません。特に翻訳パラリーガルは、書いて表現する職種ですし、黙々と調べたり学んだりしながら仕事を進めていく人が多いようにも思います。

目の前のドキュメントに集中して翻訳を進められているんですね。秘書は、周囲の秘書と口頭でささっと相談することも多いです。職種ごとに雰囲気が違い、面白いですね。

はい。とはいえ「手が空いているので分担できます！」とSlackなどで声を掛けあうことはあります。それに、定期的にランチ会を実施して、翻訳パラリーガル同士で交流することもありますよ。在宅中心で働いている方が多いので、交流の場を作るようにしているんです。

定期的なランチ会、いいですね！人事でも真似したいなと思いました。

AMT全体としては、所員同士のフラットな関係性が根付いていますよね。例えば弁護士と秘書の間でも、秘書から弁護士に対して「こうした方がよいのでは？」と提案をすることがよくあります。それは職種が違っても同じですよね。

そうですね。バックオフィスでも、役職や事務所歴に関係なく「それはこうだと思います」とチームで意見を出しあって議論することもあります。互いの意見を受け止められる懐の広い方ばかりで、仕事がしやすい環境です。

IT部門も同じで、マネジャーや上司相手でも意見は言いやすいですね。IT関連のサポートをしているときに感じるのですが、どの職種の方も責任感が強く、自分で考える力があるからこそ、そういったやり取りができるのではないかと思います。

確かにそうかもしれません。それに、自分を評価してもらうためというよりはプロジェクトの成功や事務所のためという利他精神が身についている方も多いと思います。

だから、たとえ意見が違ったとしても建設的な議論ができますよね。それが分かっているので、違和感があったときに遠慮せずに言える雰囲気があります。

伝え方に思いやりのある方が多いのもAMTの特徴だと思います。私も何か提案しようと思ったときには言葉を慎重に選ぶし、相手の方も理性的に受け止めて反応してくださるので、安心して意見を出せます。

職種が違ってもスムーズにコミュニケーションがとれるところは、AMTの良いところですよね。今後、部門間でもより気軽に頼りあっていけたらうれしいなとも思います。例えば、私が何か用事があって他の部門に伺うと、「わざわざ問い合わせるほどじゃなかったんですけど、ちょっと聞いてもいいですか？」と相談を受けることもよくあります。そういう気軽なコミュニケーションをどんどんとっていただけるとうれしいです。

バックオフィスも同じように感じます。人事は皆さんの前でお話しすることも多いので少しかしこまった印象を持たれることが多いのですが、気軽に声をかけたり相談してもらえるとうれしいです。

翻訳もリーガル案件に限らず、いろいろとご依頼いただけるとうれしいです。所内向けの資料の翻訳など、スタッフの方から個人宛に依頼をくださると喜ぶパラリーガルもたくさんいるので、気兼ねなくご相談いただけると皆さん喜ぶと思います。

そう言っていただけると相談しやすいです！今後も職種を超えて協力しあって仕事を進めていきたいですね。